Zeitmanagement im Job

Meetings, Projekte und dann kommt auch noch der Chef mit einem dringenden Sonderthema an – manchmal wird man einfach mit Aufgaben „zugeschüttet“ und hat keine Ahnung, wie man den ganzen Kram auf dem Tisch bis Feierabend bewältigen soll.  

Heute bekommst du 5 Tipps, wie du deine Kernaufgaben bewältigen kannst. Sie gelten eher für eine Angestellten-Tätigkeit, viele lassen sich aber auch auf eine Selbständigkeit übertragen.

1 Meetings hinterfragen

Ist es wirklich zwingend erforderlich, für jede Aufgabe ein wöchentliches Status-Meeting zu machen oder reicht es, das für die dringenden Projekte zu tun. Für weniger große, wichtige oder dringende Aufgaben kann ein monatliches oder 14-tägiges Meeting reichen. 

Auch bei einmaligen Terminen musst du nicht immer sofort Zusagen klicken, nur weil zeitgleich noch nichts anderes geplant ist. Nimm dir die 30 Sekunden, um zu scannen, ob du wirklich selbst anwesend sein musst oder eine Vertretung reicht. Oft sind auch mehrere aus dem gleichen Team eingeladen, obwohl nur ein Teammitglied gebraucht wird. Sprich dich einfach kurz mit deinen Kollegen ab.  

2 Meetings kürzen 

Wenn du dich entscheidest an einem Termin teilzunehmen, kannst du immer noch die anberaumte Zeit hinterfragen. Eventuell kann das Thema auch in der halben Zeit geklärt werden oder dein Input wird nur in den ersten 10 Minuten gebraucht und du kannst das Meeting danach direkt verlassen. 

3 Die eigenen Kernaufgaben kennen  

Jemand ruft an und stellt dir eine Frage – klar willst du sie sofort beantworten und das Problem lösen. Denk trotzdem vorher kurz nach, ob du überhaupt der geeignete Ansprechpartner dafür bist. Wenn es jemanden gibt, der sich mit der Lösung des Problems besser auskennt, ist es oft schneller, denjenigen zum Gespräch dazu zu holen als sich zuerst mühevoll eine eigene Lösung zu überlegen.  

4 Delegieren 

In den meisten Abteilungen arbeiten Werkstudenten, Praktikanten, Auszubildende oder Mitarbeiter mit weniger Erfahrung. Nach meiner Erfahrung freuen sich diejenigen sogar, wenn man sie ins Tagesgeschäft einbindet und ihnen Verantwortung überträgt. Viele befürchten allerdings, dass die Aufgabe nicht so gut erledigt wird, wie man sie selbst gemacht hätte. Na, und? Es gibt immer noch die Möglichkeit, dass du die Ergebnisse noch einmal kontrollierst, bevor du sie weiterverarbeitest und konstruktives Feedback sorgt dafür, dass es beim nächsten Mal besser klappt. So kannst du vor allem wiederkehrende Aufgaben mit relativ geringem Aufwand abgeben.  

5 Automatisieren 

Sobald du eine Aufgabe häufiger als 3 mal machen musst, lohnt sich eine standardisierte Abwicklung. Auch wenn du selbst vielleicht nicht super fit in Programmierung bist, gibt es bestimmt Menschen in deinem Umfeld, die dir eine einfache digitale Lösung für dein Problem aufbauen können. Wenn du beispielsweise jede Woche Daten von einer Ansicht in eine andere kopieren musst, kennt bestimmt ein Software-affiner Kollege eine Lösung, wie die Daten automatisch kopiert werden. Fragen kostet nichts.   

Bonustipp 

Solltest du deine Termine mal nicht im Griff haben und merken, dass du nicht alles schaffst, sag frühzeitig einen ab. Deine Kollegen sind ansonsten auch genervt, wenn sie sich extra auf den Termin vorbereiten und auf dich warten, um dann zu merken, dass der Termin nicht stattfindet. 

Mit diesen Tipps sparst du dir unnötige Nebentätigkeiten und schützt dich außerdem davor, viel zu viele Aufgaben für deine tägliche Arbeitszeit zu haben.  

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